Die Mitarbeit der Eltern bildet einen wichtigen Eckpfeiler des Kinderladens. Da die Eltern auch Träger der Einrichtung sind, sind sie für organisatorische Fragen mitverantwortlich. Dazu gehören:

• Ämter: z.B. Vorstand, Kassenwart, Hausmeister, Einkauf etc. Diese werden auf alle Familien aufgeteilt. 
• Elterndienste: Mithilfe der Eltern bei der pädagogischen Betreuung; Kochen oder Putzen - im Fall von Krankheit oder Urlaub der Erzieherinnen (pro Familie ca. 1 x / Monat). Dienste können untereinander getauscht werden.
• Putzdienst: Saubermachen des Kinderladens am Wochenende (pro Familie ca. 1-2 x / Jahr), montags bis donnerstags macht eine Reinigungsfirma sauber.
• Elternabende: alle 2 Monate um 20.00 Uhr im Kinderladen. Die Teilnahme am Elternabend ist für alle Eltern verbindlich. Er dient zur Information der Eltern und gibt einen Rückblick und Ausblick.

Die Waldbären sind ein familiärer Kinderladen. Der Besuch von Geschwisterkindern ist ausdrücklich erwünscht. So lernen die Kinder, aufgeschlossen gegenüber anderen Kindern zu sein, die nicht der Gruppe angehören. Im Austausch mit älteren Geschwisterkindern erfahren sie beispielsweise etwas über die Grundschule. Bei jüngeren Geschwisterkindern wird die Eingewöhnungszeit erleichtert.

In Niedersachsen gilt seit 2018 die Beitragsfreiheit für einen Betreuungsplatz von Kindern ab 3 Jahren.
Es wird aktuell ein Essensgeld von 30 Euro pro Monat erhoben, das durch die Stadt Hannover pro Betreuungsplatz abgerechnet wird.
Zusätzlich erheben wir als Kinderladen Waldbären ein Zusatzessensgeld in Höhe von 40 Euro pro Monat, mit dem wir das Essen in Bio-Qualität finanzieren.

Ein eingetragener gemeinnütziger Verein, die Elterninitiative "Gummibärchen e.V." ist Träger des Kinderladens Waldbären.
Für eine Mitgliedschaft im Verein Gummibärchen e.V.  fällt ein Mitgliedsbeitrag von 65 Euro pro Jahr an.